Spørsmål: Hvordan får jeg på plass systemet i min organisasjon?

Svar: Vi har laget en implementeringsguide for å gjøre arbeidet med å få systemet implementert så enkelt som mulig. Denne guiden beskriver steg for steg hva som skal gjøres i hvilken rekkefølge.
For eksempel kan steg 5 være å gå gjennom en sjekkliste og se hva som gjelder for din organisasjon. Dersom du ønsker å få et system inn i organisasjonen som virkelig gir forbedringer og bidrar til en bedre bunnlinje, er det ikke til å komme fra at det er en del timers arbeid. Men siden hvert steg er beskrevet, får du mye god hjelp til å holde farten oppe.

Spørsmål: Hvor mye krever det av min organisasjon å implementere systemet?

Svar: Det kommer an på hva du ønsker.
Noen av våre kunder ønsker minimalt med arbeid; systemet er kjøpt fordi de ønsker å kunne si ”vi har et kvalitetssystem”.
Andre kunder ønsker et kvalitetssystem som virkelig bidrar til:
- en bedre hverdag,
- bedre kvalitet,
- mer effektivt arbeid,
- bedre bunnlinje og mer automatisert drift.

Det første alternativet krever helt minimalt av din organisasjon; oppstarts- og vedlikeholdskostnader, samt noen timers arbeid på småendringer i dokumentasjonen og du er oppe og går.
Det siste alternativet krever atskillig mer arbeid, og gir, selvsagt, langt bedre avkastning over tid i de fleste tilfeller. Vi anbefaler at man begynner med noen relativt ”enkle” deler av organisasjonen, beskriver arbeidet som gjøres og danner et erfaringsgrunnlag for hvordan arbeidet bør foregå. Å få opp kvalitetssystemet i deler av organisasjonen bør på denne måten gå relativt hurtig. Man kommer langt med implementeringen med 100 timers arbeid.
100 timer høres kanskje mye ut, men det er viktig å huske at dette er svært produktivt arbeid, og at det vil være fordelt på flere medarbeidere. Det er ikke papirarbeid som ikke gir resultater, men effektiviserende arbeid som kan gi permanent bidrag til kundetilfredshet, medarbeidertilfredshet og til bunnlinjen.

Spørsmål: Hvordan fungerer systemet når implementeringen er fullført?

Svar: Når du har implementert systemet, er det en del rutiner som må følges opp, for eksempel ”ledelsens gjennomgåelse”. Siden arbeidet er dokumentert i en steg-for-steg prosedyre, krever dette arbeidet mindre og mindre kapasitet fra dem som gjør det; siden man stadig finner bedre og mer effektive måter å gjennomføre prosedyrene på.

En viktig komponent i kvalitetssystemet er kontinuerlig forbedring, og forbedringsarbeidet kan gjøres på to polariserte måter, samt ulike kombinasjoner av disse:
1) Det rapporteres et skriftlig forbedringsforslag, og dette behandles systematisk før det blir endringer i dagens prosedyrer. Dette alternativet passer ofte best for bedrifter som trenger veldig rigide prosedyrer hvor feilmarginene er små og risikoen i arbeidet er høy.

2) Den enkelte ansatte kan fritt gå inn i kvalitetssystemet og endre dagens prosedyrer, og organisasjonen stoler på at endringen gjør arbeidet bedre enn det som tidligere var mulig. Dette alternativet passer ofte best for bedrifter med høyt kunnskapsnivå, høy motivasjon og medarbeidertilfredshet. Resultatet kan bli en organisasjon som kan forandre seg svært hurtig til endrede forutsetninger, men med en teoretisk sikkerhetsfare siden medarbeiderne får langt mer makt.

Spørsmål: Hvor mye tid tar det å implementere kvalitetsstyringssystemet?

Svar: Vi vet at din tid er det mest verdifulle du har. Derfor har vi gjort svært mye av jobben for deg;
Du finner i systemet:
- Ferdige sjekklister
- Implementeringsguide; steg for steg hvordan du skal gå frem
- Ferdig innlagt mange ”beste fremgangsmetode” (best practice)
- Maler for policyer, prosesser og prosedyrer innlagt
- Struktur bygget for prosessorientering
- Struktur bygget for systematisk dokumentflyt for alle typer dokumenter

Alle disse komponentene er med på å minimere tidsforbruket som kreves av deg. Hvor mye tid du ender opp med å bruke, vil videre avhenge av hvilken rolle du ønsker å ha når det gjelder kvalitetsstyring. Dersom du har hovedansvar for implementering og vedlikehold av systemet, vil du komme langt med 200 timer. Dersom du delegerer implementering og vedlikehold til noen andre, vil du bare bruke minimalt med tid på å dokumentere ditt eget arbeid, og du kan komme langt med 20 timer. Imidlertid ønsker vi å trekke oppmerksomheten til verdien i steden for prisen. Kanskje du må ”betale” med 20-200+ timer avhengig av din rolle, men den virkelige verdien består i besparelsene du oppnår, samt forbedrede resultater. Vi har sett eksempel på endringer i beste praksis som gav en tidsbesparelse på ca 47% ved første gjennomgang og ca 54% ved andre gjennomgang, og samtidig en dramatisk forbedring i kvaliteten av sluttresultatet.

Vårt mål med din implementering av systemet er at det skal være en investering som gir god, i noen tilfeller svært god, avkastning.

Prøv QM Process helt uforpliktende.